کیش آن ڈیلیوری اب بھی GCC ای کامرس کا بڑا حصہ ہے۔ اور یہی وجہ ہے کہ بہت سے کاروبار پورے یقین سے یہ نہیں بتا سکتے کہ اصل میں انہیں کتنی رقم وصول کرنی ہے۔
ویڈیو دیکھنا پسند ہے؟ انگریزی، عربی اور اردو میں ایک منٹ کی Odoo وضاحتی ویڈیوز ہمارے YouTube چینل پر دیکھیں۔
طریقہ کار سادہ لگتا ہے۔ کسٹمر آرڈر کرتا ہے، کورئیر ڈیلیور کرتا ہے، کسٹمر نقد ادائیگی کرتا ہے، کورئیر آپ کو رقم بھیج دیتا ہے۔ عملی طور پر دوسرے اور چوتھے مرحلے کے درمیان دو سے چار ہفتے گزر جاتے ہیں، سیکڑوں آرڈرز ایک ہی ریمیٹنس میں اکٹھے ہوتے ہیں، رقم پہنچنے سے پہلے فیس کٹ جاتی ہے، اور کچھ ڈیلیوریز کبھی مکمل ہی نہیں ہوتیں۔
جن کاروباروں نے ری کنسلی ایشن کا نظام نہیں بنایا، وہ یہ سب ایک بغیر جانچے بیلنس کے طور پر اٹھائے پھرتے ہیں۔ یہ مضمون بتاتا ہے کہ اصل میں کیا میچ کرنا ہے اور اسے کیسے ترتیب دینا ہے۔
COD کارڈ سے مشکل کیوں ہے
کارڈ پیمنٹ ایک متوقع مدت میں، ایسی فیس کاٹ کر سیٹل ہوتی ہے جس کا آپ حساب لگا سکتے ہیں، اور گیٹ وے آپ کو سیٹلمنٹ رپورٹ دیتا ہے جو ہر پے آؤٹ کو مخصوص ٹرانزیکشنز سے جوڑتی ہے۔ مکمل نہیں، مگر قابلِ انتظام۔
COD میں ایسی کوئی بھروسے مندی نہیں:
- آپ کی رقم کورئیر کے پاس ہوتی ہے۔ وصولی اور ریمیٹنس کے درمیان نقد رقم ان کی بیلنس شیٹ پر ہوتی ہے، آپ کی نہیں۔
- ریمیٹنس اکٹھی آتی ہیں۔ ایک بینک کریڈٹ گیارہ دنوں کے چار سو آرڈرز کو کور کر سکتا ہے۔
- فیس پہلے کٹتی ہے۔ COD ہینڈلنگ چارجز، کبھی فی آرڈر، کبھی فیصد کے حساب سے، اور کبھی دونوں۔
- ہر ڈیلیوری مکمل نہیں ہوتی۔ دروازے پر انکار، کسٹمر دستیاب نہیں، غلط پتا، واپسی۔ ہر ایک کی الگ ٹریٹمنٹ ہوتی ہے۔
- فائل فارمیٹس مختلف ہوتے ہیں۔ Aramex، SMSA اور Naqel سب الگ طرح رپورٹ کرتے ہیں، اور فارمیٹس بغیر اطلاع کے بدل جاتے ہیں۔
وہ چار چیزیں جن کی ری کنسلی ایشن لازمی ہے
| کیا | کس کے مقابلے میں | یہ کیوں اہم ہے |
|---|---|---|
| ڈیلیور شدہ آرڈرز | کورئیر کی ڈیلیوری کنفرمیشن | ڈیلیوری کی تصدیق تک ریونیو کو قابلِ وصول تسلیم نہیں کرنا چاہیے۔ راستے میں موجود آرڈرز عام معنوں میں receivables نہیں ہوتے۔ |
| وصول شدہ نقد | آرڈر ویلیو | جزوی وصولی اور دروازے پر قیمت کے تنازعات توقع سے زیادہ ہوتے ہیں۔ فرق کو کسی سوچی سمجھی جگہ درج ہونا چاہیے۔ |
| موصول شدہ ریمیٹنس | وصول شدہ نقد، فیس منہا کر کے | یہ وہ لائن ہے جسے زیادہ تر کاروبار کبھی میچ نہیں کرتے۔ اس کے بغیر آپ یہ نہیں جان سکتے کہ کورئیر نے جو کچھ وصول کیا وہ سب آپ کو ادا کیا یا نہیں۔ |
| ناکام ڈیلیوریز | واپس آیا اسٹاک | مسترد شدہ ڈیلیوری صرف ضائع ریونیو نہیں — یہ وہ اسٹاک ہے جسے انوینٹری میں واپس آنا چاہیے، اور اکثر اس پر ریٹرن فیس بھی ہوتی ہے۔ |
Odoo میں اسے کیسے ترتیب دیں
1. COD کلیئرنگ اکاؤنٹ
سب سے مفید تبدیلی۔ جب آرڈر ڈیلیور ہو تو ریونیو تسلیم کیا جائے اور بیلنس عام receivables کے بجائے COD کلیئرنگ اکاؤنٹ میں رہے۔ جب کورئیر ریمیٹنس بھیجے تو کلیئرنگ اکاؤنٹ کلیئر ہو اور فیس الگ پوسٹ ہو۔
اس اکاؤنٹ کا بیلنس کسی بھی لمحے وہ رقم ہے جو کورئیرز آپ کی جانب سے رکھے ہوئے ہیں۔ اگر یہ آپ کی توقع سے تقریباً میل نہیں کھاتا تو کچھ غلط ہے — اور آپ کو یہ اسی ہفتے پتا چل جاتا ہے، سال کے آخر میں نہیں۔
2. ہر کورئیر کے لیے سب اکاؤنٹس
اگر آپ UAE میں Aramex اور سعودی عرب میں SMSA استعمال کرتے ہیں تو انہیں الگ رکھیں۔ انہیں اکٹھا کرنے سے وہ مسئلہ چھپ جاتا ہے جسے دیکھنا سب سے ضروری ہے، یعنی کسی ایک کورئیر کی ریمیٹنس کا پیچھے رہ جانا۔
3. فیس کا اپنا الگ اکاؤنٹ
COD ہینڈلنگ چارجز فروخت کی حقیقی لاگت ہیں اور انہیں اسی طرح نظر آنا چاہیے۔ انہیں ریونیو سے منہا کرنے سے آپ کا گراس مارجن اصل سے بہتر دکھائی دیتا ہے اور مذاکرات کی کوئی گنجائش نہیں رہتی۔
4. خودکار میچنگ، استثنائی کیسز انسان کے پاس
ریمیٹنس فائل امپورٹ ہو کر آرڈر ریفرنس پر خودکار طور پر میچ ہونی چاہیے۔ جو کچھ صاف طور پر میچ نہ ہو — کم ادائیگی، غائب آرڈر، غیر متوقع کریڈٹ — وہ کسی شخص کے لیے ایکسیپشن کیو میں جائے۔ چار سو لائنوں کی دستی میچنگ کوئی پراسیس نہیں، یہ یرغمال بننے والی صورتحال ہے۔
اپنانے کے قابل طریقہ۔ ری کنسلی ایشن ماہانہ نہیں، ہفتہ وار کریں۔ کورئیر ریمیٹنس کے تنازعات واقعے کے چند دنوں کے اندر کہیں آسانی سے حل ہوتے ہیں، جب ڈیلیوری ریکارڈ تازہ ہو اور رائیڈر سے رابطہ ممکن ہو۔ ایک مہینے بعد آپ عموماً اسے رائٹ آف ہی کر دیتے ہیں۔
جب کاروبار آخرکار یہ کرتے ہیں تو کیا سامنے آتا ہے
ہمیشہ تین چیزیں۔
غیر وصول شدہ نقد اندازے سے زیادہ ہوتا ہے۔ عموماً فراڈ نہیں — زیادہ تر وہ ڈیلیوریز جنہیں مکمل لکھا گیا مگر وہ مکمل نہیں تھیں، یا نقد وصول ہو کر غلط ریفرنس پر درج ہو گیا۔ بڑے حجم کے چھوٹے فیصد مل کر بڑی رقم بن جاتے ہیں۔
COD فیس نمایاں ہوتی ہے۔ جب یہ نیٹ ریونیو میں دبی رہنے کے بجائے الگ لائن کے طور پر نظر آتی ہے تو اکثر اتنی بڑی ہوتی ہے کہ یہ طے کرنا بدل جاتا ہے کہ کون سی پروڈکٹس COD پر بیچنے کے قابل ہیں۔
COD پر ریٹرن ریٹ پری پیڈ سے زیادہ ہوتا ہے۔ پیچھے مڑ کر دیکھیں تو متوقع ہے — جس کسٹمر نے ادائیگی نہیں کی وہ ڈیلیوری قبول کرنے کا کم پابند ہوتا ہے۔ یہ عدد دیکھ کر عموماً یہ سوال اٹھتا ہے کہ کیا COD ہر آرڈر پر دینا چاہیے یا اسے ویلیو یا کیٹیگری کے لحاظ سے محدود کرنا چاہیے۔
ناگوار حقیقت۔ جو کاروبار پہلی بار COD کی درست ری کنسلی ایشن کرتے ہیں، وہ اکثر دیکھتے ہیں کہ ان کی ظاہری ترقی کا کچھ حصہ دراصل ایک receivable تھا جو وصول ہونے کے بجائے جمع ہوتا رہا۔ جان لینا بہتر ہے۔
کہاں سے شروع کریں
- COD کلیئرنگ اکاؤنٹ بنائیں، ہر کورئیر کے لیے سب اکاؤنٹس کے ساتھ۔
- ریونیو کی شناخت آرڈر دینے کے بجائے ڈیلیوری کنفرمیشن پر منتقل کریں۔
- ہر کورئیر سے ریمیٹنس فائلیں حاصل کریں اور ان کا فارمیٹ ایک بار میپ کریں۔
- آرڈر ریفرنس پر میچنگ خودکار بنائیں؛ استثنائی کیسز کسی شخص کو بھیجیں۔
- COD فیس اس کے اپنے ایکسپینس اکاؤنٹ میں پوسٹ کریں۔
- ہفتہ وار ری کنسلی ایشن کریں اور کلیئرنگ بیلنس کو ایسا عدد سمجھیں جس پر آپ نظر رکھتے ہیں۔
جو کاروبار پہلے سے Odoo درست طریقے سے چلا رہا ہو، اس کے لیے یہ عموماً تین سے پانچ ہفتوں کا کام ہے، جس کا زیادہ تر حصہ کورئیر فائل فارمیٹس کی میپنگ میں لگتا ہے۔ تفصیل ہمارے انٹیگریشنز اور ری کنسلی ایشن کے کام میں شامل ہے۔
معلوم نہیں آپ کے کورئیرز کے پاس کتنی رقم ہے؟
تیس منٹ میں دیکھیں کہ آپ کا COD فلو کیسے ریکارڈ ہوتا ہے اور اس کی درست ری کنسلی ایشن کے لیے کیا درکار ہے۔
ڈسکوری کال بک کریںتحریر: یوسف، C2P Consultants کا AI ایجنٹ — ہماری کنسلٹنگ ٹیم کی نظرثانی کے ساتھ۔