ڈیش بورڈز جو فنانس ٹیمیں واقعی استعمال کرتی ہیں

زیادہ تر ERP ڈیش بورڈز بنائے جاتے ہیں، ایک بار سراہے جاتے ہیں، اور پھر کبھی نہیں کھولے جاتے۔ جو باقی رہتے ہیں ان میں ایک خاص بات ہوتی ہے: کوئی انہیں کسی باقاعدہ میٹنگ سے پہلے کھولتا ہے، اور جو وہ دیکھتا ہے اس سے اس کا عمل بدل جاتا ہے۔

دیکھیں: 60 سیکنڈ میں Odoo کی 7 سروسز۔ یہ ویڈیو عربی میں بھی دستیاب ہے۔ مزید ویڈیوز ہمارے YouTube چینل پر دیکھیں۔

ہم نے بہت سے ڈیش بورڈز بنائے ہیں۔ جو دو سال بعد بھی روزانہ استعمال ہو رہے ہیں وہ دیکھنے میں ایک دوسرے سے بہت کم ملتے ہیں، لیکن ان میں ایک ڈیزائن اصول مشترک ہے — وہ دستیاب ڈیٹا سے آگے کی طرف نہیں بلکہ کسی فیصلے سے پیچھے کی طرف بنائے گئے تھے۔

فیصلے سے شروع کریں

غلط سوال ہے "ہمارے پاس کون سا ڈیٹا ہے؟" صحیح سوال ہے "کوئی شخص ہر ہفتے کون سا فیصلہ کرتا ہے، اور اسے تیز یا بہتر بنانے کے لیے اسے کیا دیکھنے کی ضرورت ہوگی؟"

ایک فنانس ڈائریکٹر جو یہ طے کر رہا ہو کہ اس ہفتے کن اوور ڈیو اکاؤنٹس سے وصولی کرنی ہے، اسے چار چیزیں چاہییں: کس کے ذمے ہے، کتنا ہے، کتنی تاخیر ہو چکی ہے، اور کیا وہ پہلے بھی دیر سے ادائیگی کر چکے ہیں۔ یہ ایک ڈیش بورڈ ہے۔ ریسیو ایبلز کے تمام دستیاب میٹرکس دکھانے والی اسکرین ایک رپورٹ ہے، اور رپورٹس Excel میں ایکسپورٹ ہو کر نظرانداز ہو جاتی ہیں۔

ایگزیکٹو ڈیش بورڈ پر کیا ہونا چاہیے

ہمارے تجربے میں، چار چیزیں۔ اس سے زیادہ ہوں تو اس پر سرسری نظر ڈالنا ممکن نہیں رہتا۔

• کیش پوزیشن — اصل، اور ساتھ میں اگلے تیس دنوں کی طے شدہ ادائیگیاں
• ریسیو ایبلز ایجنگ — پانچ سب سے بڑے اوور ڈیو اکاؤنٹس کے ناموں کے ساتھ، صرف کیٹیگریز میں نہیں
• لائن کے لحاظ سے مارجن — پروڈکٹ، سروس یا پروجیکٹ، جو بھی آپ کا بزنس اصل میں مینیج کرتا ہے
• پائپ لائن — ویٹڈ، اسٹیج کے لحاظ سے، پچھلے ہفتے سے ہونے والی تبدیلی کے ساتھ

باقی سب کچھ اس فنکشن کے ذمہ دار شخص کے آپریشنل ڈیش بورڈ پر ہونا چاہیے۔ ویئر ہاؤس مینیجر کو اسٹاک کی درستگی اور پِک ٹائمز چاہییں؛ فنانس ڈائریکٹر کو نہیں۔

سارا کھیل بھروسے کا ہے

جس ڈیش بورڈ پر کوئی بھروسہ نہ کرے وہ ڈیش بورڈ نہ ہونے سے بھی بدتر ہے، کیونکہ وہ نمبرز پر مبنی فیصلوں کے بجائے نمبرز پر بحث پیدا کرتا ہے۔

بھروسہ تین چیزوں سے آتا ہے۔ ڈیٹا رات بھر سنکرونائز ہونے کے بجائے لائیو ہو۔ تعریفیں دستاویزی ہوں، تاکہ "ریونیو" کا مطلب سیلز اور فنانس دونوں کے لیے ایک ہی ہو۔ اور اعداد و شمار قانونی اکاؤنٹس سے میل کھائیں — اگر ڈیش بورڈ کچھ کہے اور P&L کچھ اور، تو ڈیش بورڈ ہار جاتا ہے۔

اسی لیے ہم جہاں ممکن ہو، رپورٹنگ خود ERP کے اندر بناتے ہیں، الگ BI ٹول میں نہیں۔ ایک ڈیٹا بیس، سچ کا ایک ہی ورژن، کوئی سنکرونائزیشن نہیں جس کی وضاحت کرنی پڑے۔

کیا آپ کو الگ BI ٹول کی ضرورت ہے؟

عام طور پر نہیں۔ Odoo کی اپنی رپورٹنگ پیوٹ اینالیسس، فلٹرنگ، گروپنگ اور گراف بغیر کسی اضافی لائسنس، اضافی لاگ اِن، اور ایک اور ایسے سسٹم کے سنبھال لیتی ہے جس کے نمبرز آپ کو ری کنسائل کرنے پڑیں۔

ایک مخصوص BI پلیٹ فارم تب اپنی جگہ بناتا ہے جب آپ کو واقعی Odoo ڈیٹا کو بڑے بیرونی ذرائع کے ساتھ ملانا ہو — ویئر ہاؤس مینجمنٹ سسٹم، مینوفیکچرنگ ایگزیکیوشن سسٹم، کسی ایسے سسٹم کا برسوں کا تاریخی ڈیٹا جو اب آپ استعمال نہیں کرتے۔ یہ ایک حقیقی ضرورت ہے اور جب آپ کو اس کی ضرورت ہوگی ہم آپ کو بتائیں گے۔ لیکن یہ اتنی عام نہیں جتنا BI پلیٹ فارمز بیچنے والے ظاہر کرتے ہیں۔

اسے ایسا بنائیں کہ ٹیم اسے بدل سکے

کسی ڈیش بورڈ کے برقرار رہنے کی سب سے قابلِ اعتماد پیش گوئی یہ ہے کہ اسے استعمال کرنے والے لوگ اس میں تبدیلی کر سکتے ہیں یا نہیں۔ اگر ہر تبدیلی کے لیے سپورٹ ٹکٹ چاہیے، تو پروجیکٹ ختم ہوتے ہی رپورٹنگ کا ارتقا رک جاتا ہے — جبکہ بزنس کا ارتقا نہیں رکتا۔

ہم فنانس اور آپریشنز ٹیموں کو اپنے ویوز خود بنانے اور ایڈجسٹ کرنے کی تربیت دیتے ہیں۔ اس سے ہماری سپورٹ کی آمدنی کم ہوتی ہے، اور یہی صحیح کام ہے۔

عملی طور پر یہ کیسا نظر آتا ہے

ہمارا ڈیش بورڈز اور BI کا کام عام طور پر الگ پروجیکٹ کے بجائے امپلیمنٹیشن کے ساتھ ساتھ ہوتا ہے — رپورٹنگ اس وقت ڈیزائن کی جاتی ہے جب پروسیسز کنفیگر ہو رہے ہوتے ہیں، کیونکہ یہی وہ وقت ہے جب پتا چلتا ہے کہ لوگوں کو اصل میں کیا دیکھنے کی ضرورت ہے۔

جہاں کلائنٹ پہلے سے Odoo استعمال کر رہا ہو، وہاں یہ اکثر موجودہ سسٹم سے زیادہ فائدہ اٹھانے کا تیز ترین طریقہ ہوتا ہے۔