لوحات معلومات تستخدمها فرق المالية فعلاً

تُبنى معظم لوحات معلومات ERP، ويُعجب بها الجميع مرة واحدة، ثم لا تُفتح مجدداً. أما اللوحات التي تستمر فلها سمة محددة: هناك من يفتحها قبل اجتماع دوري، وما يراه فيها يغيّر ما يفعله.

شاهد: 7 خدمات أودو في 60 ثانية. شاهد هذا الفيديو بالعربية. المزيد من الفيديوهات على قناتنا على يوتيوب.

لقد بنينا الكثير من لوحات المعلومات. والتي لا تزال قيد الاستخدام اليومي بعد عامين لا يجمعها الكثير من الناحية البصرية، لكنها تشترك في مبدأ تصميمي واحد — فقد بُنيت انطلاقاً من القرار رجوعاً، لا انطلاقاً من البيانات المتاحة.

ابدأ من القرار

السؤال الخاطئ هو "ما البيانات المتوفرة لدينا؟" والسؤال الصحيح هو "ما القرار الذي يتخذه شخص ما كل أسبوع، وما الذي يحتاج إلى رؤيته ليتخذه بشكل أسرع أو أفضل؟"

المدير المالي الذي يقرر أي الحسابات المتأخرة سيلاحقها هذا الأسبوع يحتاج إلى أربعة أمور: من المدين، وكم المبلغ، ومدة التأخير، وهل سبق له السداد متأخراً. هذه لوحة معلومات. أما الشاشة التي تعرض كل مؤشرات الذمم المدينة المتاحة فهي تقرير، والتقارير تُصدَّر إلى Excel ثم تُهمَل.

ما الذي ينبغي أن تتضمنه لوحة المعلومات التنفيذية

بحسب خبرتنا، أربعة أمور. وإذا زادت عن ذلك تتوقف عن كونها لوحة تُستعرض بنظرة سريعة.

• الوضع النقدي — الفعلي، إضافةً إلى التدفقات الخارجة الملتزم بها خلال الثلاثين يوماً القادمة
• أعمار الذمم المدينة — مع تسمية أكبر خمسة حسابات متأخرة، لا مجرد تصنيفها في فئات
• الهامش حسب الخط — منتج أو خدمة أو مشروع، أيّها تديره شركتك فعلياً
• خط المبيعات — مرجّحاً، حسب المرحلة، مع التغيّر منذ الأسبوع الماضي

كل ما عدا ذلك ينتمي إلى لوحة معلومات تشغيلية للشخص المسؤول عن تلك الوظيفة. فمدير المستودع يحتاج إلى دقة المخزون وأوقات التجهيز، أما المدير المالي فلا.

الثقة هي كل شيء

لوحة المعلومات التي لا يثق بها أحد أسوأ من عدم وجود لوحة أصلاً، لأنها تولّد جدالاً حول الأرقام بدلاً من قرارات مبنية عليها.

تأتي الثقة من ثلاثة أمور: أن تكون البيانات مباشرة لا متزامنة خلال الليل، وأن تكون التعريفات موثقة بحيث تعني "الإيرادات" الشيء نفسه لفريقي المبيعات والمالية، وأن تتطابق الأرقام مع الحسابات النظامية — فإذا قالت لوحة المعلومات شيئاً وقالت قائمة الأرباح والخسائر شيئاً آخر، تخسر لوحة المعلومات.

لهذا نبني التقارير داخل نظام ERP نفسه بدلاً من أداة ذكاء أعمال منفصلة كلما أمكن ذلك. قاعدة بيانات واحدة، ونسخة واحدة من الحقيقة، ولا مزامنة تحتاج إلى تفسير.

هل تحتاج إلى أداة ذكاء أعمال منفصلة؟

عادةً لا. فالتقارير المدمجة في أودو تتيح التحليل المحوري والتصفية والتجميع والرسوم البيانية دون ترخيص إضافي، ودون تسجيل دخول إضافي، ودون نظام آخر تضطر إلى مطابقة أرقامه.

تستحق منصة ذكاء الأعمال المتخصصة مكانها حين تحتاج فعلاً إلى دمج بيانات أودو مع مصادر خارجية كبيرة — نظام لإدارة المستودعات، أو نظام لتنفيذ التصنيع، أو سنوات من البيانات التاريخية من نظام لم تعد تستخدمه. هذا متطلب حقيقي وسنخبرك حين يكون لديك. لكنه أقل شيوعاً مما يوحي به مورّدو منصات ذكاء الأعمال.

ابنها بحيث يستطيع الفريق تغييرها

أكثر مؤشر موثوق على استمرار لوحة المعلومات هو قدرة مستخدميها على تعديلها. فإذا كان كل تغيير يتطلب طلب دعم، يتوقف تطور التقارير لحظة انتهاء المشروع — بينما لا تتوقف الشركة عن التطور.

ندرّب فرق المالية والعمليات على بناء واجهاتهم وتعديلها بأنفسهم. وهذا يقلل إيرادات الدعم لدينا، لكنه التصرف الصحيح.

كيف يبدو ذلك عملياً

عادةً ما يأتي عملنا في لوحات المعلومات وذكاء الأعمال مصاحباً لمشروع التطبيق لا كمشروع منفصل — إذ تُصمَّم التقارير أثناء إعداد العمليات، لأن هذا هو الوقت الذي تعرف فيه ما يحتاج الناس فعلاً إلى رؤيته.

وحين يكون العميل يعمل على أودو بالفعل، فغالباً ما يكون ذلك أسرع طريقة لتحقيق قيمة أكبر مما لديه.